Gründung
1948
Verkaufsfläche
mehr als 200.000 m²
Mitarbeiter
über 500
Standorte
Eching, Plauen, Hof, München
Warenwirtschaft
SHD MHS
Fazit und Ausblick
Dass Tradition und Innovation kein Widerspruch sind, zeigt das Familienunternehmen Biller mit seiner Digitalisierungsmaßnahme des Montageprozesses in beeindruckender Weise. Durch den Einsatz von hey.kitchen konnten viele internen Abläufe konsequent digitalisiert und alle Informationen rund um die Auslieferung und Montage zentral gebündelt werden. Dies ermöglicht Biller heute eine nahtlose Prozesssteuerung und lückenlose Dokumentation, die zu deutlich mehr Transparenz und Schnelligkeit im Unternehmen führt. Die Verantwortlichen des Einrichtungshauses sehen hierin einen wichtigen Baustein, um das Wachstum des Unternehmens weiter voranzutreiben.
Damit ist der Digitalisierungsprozess bei Biller aber noch nicht abgeschlossen. Die „nächste Generation“ plant bereits, die bestehenden Prozesse weiter zu optimieren und neue Funktionen von hey.kitchen zu implementieren, um die Unternehmensabläufe noch effizienter zu gestalten. So soll schon bald auch die komplette Möbel-Auslieferung über hey.kitchen abgewickelt werden. Man darf gespannt sein…
Highlights
Herausforderung
Durch die Nutzung von hey.kitchen in Kombination mit SHD MHS konnte der gesamte Montageprozess digitalisiert werden. Dies führte zu einer deutlichen Steigerung der Effizienz, Transparenz, Zeitersparnis und einer verbesserten Kundenkommunikation und letztendlich zu einer Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.
Vorteile
- Effizientere und schnellere Abläufe
- Durchgängige, transparente Dokumentation des Montageprozesses
- Arbeitserleichterung für Monteure und Verwaltung
- Zeit- und Kostenersparnis
- Intuitiv und anwenderfreundlich
- Papierlose Abwicklung
- Erhöhte Kundenzufriedenheit
Tradition trifft Digitalisierung – Biller optimiert Montageprozesse mit hey.kitchen und SHD MHS
Das Familienunternehmen Biller hat den gesamten Bereich des Montageprozesses durchgängig digitalisiert und so den Workflow extrem optimiert
Das Unternehmen
1948 gründete Josef Biller, der Großvater des heutigen Geschäftsführers, Rainer Biller, eine 200 qm großen Möbelschreinerei in Landshut. In den vergangenen 77 Jahren hat das traditionsreiche Familienunternehmen bei der Entwicklung stets auf eine Kombination aus Tradition und Moderne gesetzt, um den Kunden stilvolle Wohnideen, individuelle Beratung und herausragenden Kundenservice zu bieten. Heute wird das Unternehmen mit seinen über 600 Mitarbeitern an vier Standorten von Rainer und Kirsten Biller geführt. Mit den beiden Söhnen Maximilian und Michael Biller ist die nächste Generation bei Biller bereits aktiv. Sie haben sich zum Ziel gesetzt, das Unternehmen im digitalen Zeitalter noch weiter nach vorne zu bringen. Dabei setzen sie weiterhin auf die schon bewährte Mischung aus Beständigkeit und Innovation. Als Mitglied des Möbeleinkaufsverbandes BEGROS mit seinen 14 Unternehmen und über 170 Einrichtungshäusern nutzt Biller das Netzwerk eines der größten Möbeleinkaufsverbände in Deutschland.
Die Herausforderung
Die Möbelcenter Biller GmbH arbeitet bereits seit vielen Jahren erfolgreich mit unterschiedlichsten IT-Lösungen aus dem Hause SHD. So auch mit SHD MHS-Warenwirtschaftssystem. Für die Auslieferung hatte man SHD Mobiler Auslieferungsmanager, kurz MAM, implementiert. MAM wurde jedoch nie vollumfänglich im Unternehmen eingesetzt.
Um einen großen Schritt in das schon angesprochene „digitale Zeitalter“ zu vollziehen, stellten die Biller-Verantwortlichen die komplette Organisation der Montageplanung und -durchführung auf den Prüfstand, um sie effizienter und reibungsloser zu gestalten. Dabei ging es etwa um Aspekte wie Verbesserung der Kommunikation zwischen Monteuren und Verwaltung, Transparenz und Nachvollziehbarkeit, Reduzierung des Verwaltungsaufwands, bessere und detailliertere Dokumentation oder die einfache, intuitive Bedienung der mobilen Endgeräte durch die Monteure.
Insbesondere das Nachverfolgen von Aufträgen, die Kommunikation zwischen Verkauf, Disposition und Monteuren sowie die Dokumentation der Montagen erwiesen sich bisher als zeit- und kostenintensiv. So musste die Verwaltung z. B. bei einer telefonischen Kundenreklamation den Kunden bisher vertrösten und konnte die Reklamation oft erst am Abend oder am nächsten Tag durch die Übernahme der Tourenplanung angehen, wobei Abnahmeprotokolle, Fotos oder Zusatzvereinbarungen zeitaufwändig und nervenaufreibend zusammengestellt werden mussten, bevor eine Rückmeldung an den Kunden möglich war.
Die Entscheidungsfindung
Auf dem SHD Forum 2023 kamen die Biller-Verantwortlichen dann erstmalig mit hey.kitchen in Kontakt. Die vollintergierte IT-Lösung für die Montageplanung und -durchführung und die nahtlose Integration von hey.kitchen in das bereits vorhandene SHD MHS-Warenwirtschaftssystem überzeugten das Biller-Team. „Bei der Präsentation zeigte sich schnell, dass die Lösung exakt dort ansetzt, wo wir großes Optimierungspotenzial sahen. Wir haben uns dann dazu entschieden, hey.kitchen zu implementieren und als Pilotkunde zu fungieren“, so Biller-EDV/IT-Leiter Thorsten Böttner.
Projektverlauf
Nach einer Testphase von August 2023 bis Januar 2024, in der die Mitarbeiter aller Beteiligten eng kooperierten und die Lösung exakt an die Bedürfnisse des Möbelcenters anpassten, ging hey.kitchen mit dem Programmstand 2023/1 im März 2024 an allen vier Standorten zeitgleich in den Echtbetrieb. „Da jeder unserer Kunden individuell mit seinen vorhandenen Programmen arbeitet und seine eigenen Abwicklungsprozesse hat, müssen diese individuellen Anpassungen immer erst einmal in SHD MHS umgesetzt werden. Nur durch die tiefe Integration von hey.kitchen in SHD MHS kann die Gesamtlösung letztendlich ihre Pluspunkte voll ausspielen“, erklärt SHD-Kundenberaterin.Miriam Bürkle.
Parallel durchgeführte Mitarbeiterschulungen erleichterten den Übergang und sorgten dafür, dass die Monteure und Mitarbeiter in den Häusern gut auf das neue System vorbereitet waren und die Vorteile komplett ausschöpfen konnten. Daneben unterstützt das intuitiv bedienbare, mobile Endgerät die Monteure z. B. durch Pflicht-Fotos, Abfrage von Montagezeiten oder den Zugriff auf Aufträge und Dokumente vor und auch nach der Montage bei der täglichen Arbeit.
Weitere Anpassungen des Systems, die sich erst im Echtbetrieb ergaben, hat man in der Folgezeit gemeinsam durchgeführt. Miriam Bürkle: „Wir haben zum Beispiel einen Parameter für die hey.kitchen-Schnittstelle speziell für Biller entwickelt, um die Rekla-Abwicklung zu optimieren. Heute sind wir im Programmstand 2025/1 und haben die Lösung um viele weitere Features ergänzt. Und auch hey.kitchen entwickelt sich stetig weiter und bietet zusätzliche Funktionen. Der offene und konstruktive Austausch aller Beteiligten hat entscheidend dazu beigetragen, dass Biller heute eine gut funktionierende Lösung hat, mit der das Unternehmen sehr gut und effizient arbeiten kann.“
Die Lösung
Heute wird die Lösung in vielen Bereichen des operativen Alltags bei Biller als äußerst nützlich wahrgenommen. Die nahezu vollumfängliche, bidirektionale Kommunikation zwischen hey.kitchen und SHD MHS sorgt dafür, dass alle relevanten Informationen, von der Planung bis zur Montage und Abnahmeprotokollen, allen Mitarbeitern in Echtzeit zur Verfügung stehen. So kann der komplette Montageablauf von allen Beteiligten von überall und jederzeit eingesehen werden. Dabei lassen sich alle Informationen, Berichte oder beliebig viele Fotos zur Lieferung, Montage und eventueller Reklamationen unkompliziert erstellen. Und da die Informationen Dank Echtzeitübertragung, digitaler Fotodokumentation und automatischer Zuordnung aller Daten auch der Verwaltung umgehend zur Verfügung stehen, kann die Bearbeitungszeit von Reklamationen deutlich reduziert und oft noch am gleichen Tag erledigt werden.
Auch in der Buchhaltung weiß man die neue Lösung zu schätzen. So erfolgt das Abrechnen der Kaufverträge inkl. SEPA-Mandat komplett automatisch und auch die Erstellung einer Reklamationsmeldung für den Hersteller wird inklusive Fotos automatisiert erstellt und kann durch den Kundendienstsachbearbeiter sofort bearbeitet werden.
Weitere nützliche Module sind etwa die mobile Fotodokumentation, die automatische Zuordnung von Bildern und Aufträgen, die digitale Unterschriftenerfassung für Monteure, Checklisten zur qualitativen Absicherung oder die KI-gesteuerte Übersetzung, die es dem Monteur ermöglicht, das Abnahmeprotokoll in seiner Muttersprache auszufüllen, anschließend wird es von der KI in die deutsche Sprache übersetzt und abschließend automatisch über die Schnittstelle an SHD MHS übergeben.
Kontakt
- Rennweg 60, 56656 Andernach
- support@hey.kitchen
- +49 2266 9473512
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Unsere Vision
Unsere Vision ist es, alle Marktteilnehmer auf einer gemeinsamen Plattform intelligent miteinander zu vernetzen und einen technischen Standard zur Abwicklung, Durchführung und Dokumentation einzuführen. Auf diese Weise möchten wir die Zusammenarbeit und das Miteinander stärken, um das Agieren im Markt nachhaltig für alle zu vereinfachen.
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